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SAP Business One(SAP B1):供应商和客户如何分类

供应商和客户如何分类 

围绕着这个主题,我们主要来聊一聊如何标准化物料,对一些特殊的物料,建议遵循什么样的原则去进行标准化。以及对物料编码的一些处理建议。

我们先来看看物料的定义,在SAP B1中,物料指的并不仅仅是原物料,而是指公司所有需要进行库存管理的物品,主要可能会包括:成品、半成品、零部件、主要原材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等等。而物料主数据则是指在SAP系统中维护的物料信息。在SAP B1中,物料也可以是不需要进行库存管理的物料,例如有些项目中可能会有虚拟物料,或者费用类物料等,这些是不需要进行库存管理的,这部分物料我们今天不去讨论,我们今天讨论的主要还是需要做库存管理的这部分物料。

需要做库存管理的物料中,又可以分为两类,一类是生产过程中会使用或产生的物资,例如构成产品的原物料、包装物。生产过程中使用到的消耗品,例如擦拭机器的酒精,清洗产品的化学药剂等。还有一类是生产过程中会用到的工装、夹具、模具,或者为了保证设备正常运转,常备的一些备品备件等。

对于产品构成部分的原物料、内包装这类物资,我们通常建议通过MRP来计算其真实的需求量。对于消耗品,我们一般建议通过保有一定的安全库存来计算需求。对于工装、夹具、模具等,可以通过申购流程来处理,这一类物料的管理逻辑和管理目标,我们在后面的课程中,会再详细地和大家讲一讲。

物料的标准化

 

下面我们来聊一聊物料的标准化。什么是物料的标准化?通俗一点说,就是什么样的物料,我们视为同一种物料,给同一个编码。而什么情况下,我们又把物料视为不同的物料,给不同的编码,分别做库存管理。

 

对于物料的标准化,一般我建议按如下原则来处理,当然这只是我个人的一些通用性的建议,具体的处理方案,还是要在不同的项目的,根据实际情况来取舍和判断的。

 

如果物料的属性、名称完全相同,并且在技术上完全可以互相通用,仅仅是供应商不同的,建议视同为同一个物料,用不同批次来进行供应商的追溯,不要分配不同的物料号。

 

这里需要注意的是,供应商和品牌是两个概念。供应商可以是原厂的供应商,也可以是代理商。比如你要买一个iphone手机,你可以从苹果的专卖店买,也可以从京东商城买。你买到的手机品牌都是苹果,但是供应商是可以不一样的,一个是苹果,一个是京东。

 

不同供应商的物料,一般建议做为同一个物料。

 

但是不同品牌的物料,通常情况下会被视同为两个不同的物料。因为如果遇到需要做品牌管理的物料,那么一般来说不同品牌的东西是不可以混用的。

 

例如同一个传感器,功能可能都是一样的,但是品牌不同,一个是欧姆龙的,一个是西门子的,那么它们对最终产品的质量、等级可能都会产生不同的影响。而最终客户,往往也会指定必需要用哪个品牌的传感器来生产。

 

在仓库库存管理中,不同品牌的东西外观、标识也会不同,仓库管理通常也是分开存放管理的,所以不同品牌的物料,一般建议视为不同的物料。不过并不是每种材料都需要管理品牌,例如钢材、包装物等等,这类物资不同品牌的性状往往差别不大,对品牌不是那么在意的,就不需要分品牌管理。

 

对于一些有等级概念的物料,我们需要根据项目的实际情况来区别对待。

 

例如,如果是采购进来的原物料,买的时候不清楚它的真实等级,对供应商付的采购价格都是相同的,买进来以后,通过检验,或者挑选,区分出不同等级,并指定可以用在不同的产品上的,这类物料可以视为一个物料,分配一个编码进行管理。

 

但是必需要做批次管理,在批次属性中标明它的等级或者适用的产品范围。在仓库中做管理时,不同批次需要分开管理,不可以混料。比如一些可能会具有不同色差的油漆,买的时候采购价格是相同的,也指明了要购买的颜色,但是供应商的生产批次不同,每一批到货都会有不同的色差,最终导致每一批只能用在特定的产品或者特定批次的产品上面。

又比如一些矿物质原料,购买的时候不分等级,买进来以后需要通过实验室检验,或者挑选,再分出不同等级的矿,决定可以用在不同质量要求的产品上,这些都是属于这种情况。

 

而对于一些不同等级的,自己生产的产品,往往有可能需要分不同的物料号,视为不同的物料来管理。

 

因为这类产品对外的售价可能是不同的,成本相差有可能也相当大,客户下订单也会明确地要求购买哪种等级的产品。

但是如果产品在生产的时候,无法指定等级,必需要等生产完成以后,通过检验才能确定等级的,这类产品成本其实是一样的,也可以视为同一种物料,然后用不同的批次来进行库存和发货管理。

 

最典型的,例如一些化工企业,他们生产的产品,有时候必需要等生产完成以后,能过检验确定浓度等指标,才能给产品定级。这种无法在生产完成前就确定产品等级甚至种类的,视为同一物料的不同等级来管理,可能会更适宜。

有一些贸易型的公司来说,可能会存在一种特殊的情况。商品本身是完全一样的,我们向供应商购买,并要求供应商直接送货到我们的客户处。

 

我们的客户可能会分布在不同的地方,每一次要把商品从供应商的工厂,运输到不同的目的地,所需要的运输费用都是不一样的。

 

有一些供应商在每次报价的时候,就会把货物本身的价格,和运输费用分开报价,这种情况下我们可以把商品视同为同一个物料,因为贸易企业的运费是不计入成本的,货物本身的价格不会随着运往不同的地方而变化,我们可以正确地分析销售毛利。

 

但是如果供应商直接把运输费用计入商品的售价中,无法分开商品本身的价格和运输费用。例如供应商直接报一个CIF的价格,这就会导致运往不同目的地的商品,供应商售价不同,成本相差较大,如果用同一个物料号来管理,不同客户的商品成本会被加权平均掉,销售毛利就会完全失真。这种情况下,建议可以做为不同的物料,分配不同的物料号来进行管理,以便正确分析每一单的销售毛利。

 

如果存在客供料,那么不同的客户提供的原料,哪怕外形、技术参数与其它客供料或者公司自有材料完全相同,也必需分配不同的物料号,因为他们的成本管理需要完全分开。对于客供料,我们后面还会再讲到。

 

以上这些,就是对怎么标准化物料的一些通用原则和方法,大家可以用作参考。不过我的观点一向是,任何的方案都没有绝对的好与坏,只有适合与不适合。用对了地方的方案就是好的,如果不考虑具体的项目环境,生搬硬套一个以为很优秀的方案,那么在别的地方再怎么优秀的方案,也会变成一个坏的方案。所以上面我列举的这些,大家最好多去想想我所说的理由,而不要去太在意我的结论。

 

物料编码

 

下面我们来聊一聊物料编码。

物料编码又叫物料代码。在SAP中物料代码是用来唯一标识一个物料的编号。物料建立后,一旦发生了任何业务,物料代码再也不能更改。在整个公司所有会用到物料的部门,从采购,到仓库,再到生产、销售,物料代码必需要统一,唯一的一个代码,就只能指代唯一的一种东西。所以物料代码大家可以理解为一个物料的身份标识。

 

在很多企业里面,往往会把物料编码设计得异常复杂。会把大类、中类、小类等等,或者型号+规格+颜色的搭配等,几乎所有的物料信息和属性,都恨不得全编到物料代码中。第几位,用什么字母或者属性,代表什么信息。一个完整的物料代码,往往会有几十个字母和数字、符号组成。而为了描述这些编码规则,所写下来的编码方法,或者叫编码规则制定的手册,甚至会厚达几十页。

 

这种编码方法看起来很正规,代码也看起来有模有样,好象挺规范,挺严肃的样子。但其实这种编码方式是从古老的手工做账时代传下来的一种过时的做法。在ERP普及的今天,这种方式存在很大的缺陷。主要有以下理由:

 

第一:在手工做账时代,员工需要很直观地通过代码了解物料或产品的大概属性。

 

这样在日常工作的时候,可以通过编码进行快速地识别。但是在电脑普及的年代,只要在电脑中输入任意物料代码,该物料的所有属性即可一览无遗,不管这些属性是否包含在编码中,电脑都可以快速地按照你的意愿调出你想要的信息和属性。所以代码的作用仅仅是一个标识,本身可以不包含任何信息。

 

第二:过去通过代码去了解物料的做法,本身就有很大风险:

员工有可能对代码规则存在记忆错误;也有可能规则并不能涵盖所有的属性;或者规则本身太复杂,除非查询规则手册,否则从代码本身还是会解读出错误的属性(这一点在很多大公司特别明显,制定出很详细的编码规则,甚至能编写出一本厚厚的编码规则手册。但是除非员工人手一本,随时查阅,否则那些异常复杂的代码对普通员工来说毫无意义)。

现在随着管理手段的提高,电脑的普及,我们有更科学,更快捷的方法来获取物料的属性,所以代码本身的作用已经退化为仅仅是一个标识。

第三:代码的规则,无论一开始想得多么全面,设计得多么复杂,总有不能向后兼容的情况。

从业务伙伴组的这几个作用,我们就可以得出一个原则:

比如,有一家公司,一开始把物料代码的规则,可能定义为型号+规格+颜色来做为一个物料的编码。

可是过不了多久,技术部门开发了一种新的产品,型号,规格,颜色都和现在的完全一样,然而材质不同,这就会构成对现有编码规则的挑战。在万般无奈中,可能会拓展现有规则,再增加一个材质的属性。

这个时候原来的规则就会失效,必需又再加一个材质。而又过了一段时间,可能又出来一种新的产品,型号、规格、颜色、材质也是完全相同,但是外壳会有小小的差异,那这个新的产品,又无法用现有的规则来给它编码,必需要加一个外壳的属性,来和以前的老产品区分开。

长此以往,编码会越来越复杂,越来越长。当无法承受再增加属性的时候,只好在代码中加上几位流水码。而老的编码考虑到历史可追溯性,可能不会去变动,还是会保留最原始的型号+规格+颜色,但此时它的代码已经失去正确识别一个物料的原有意义了,因为从这个编码已经无法识别它的材质、它的外壳和新物料的区别了。

所以既然要加流水码,为什么我们不在一开始就用流水码表示,而硬要把属性挤到代码中,限制了代码向后兼容的能力呢?

第四:代码本身最核心的意义,在于唯一辩识一种物料,相当于一个身份ID,如果代码中包含太多信息,那么这个代码势必会很长。非常不利于现场操作人员使用。

 

我们的仓库、物流等人员在使用代码的时候,可能根本不关心代码本身的含义,只要准确无误就可以了,我照着代码录单据,或者照着代码收发实物。

 

如果代码很长,其中某几位细微的变动,反而不利于肉眼发现,也不利于手工输入,更容易带来不必要的麻烦,增加了易错性。

 

实际上复杂的编码体系,除了制定编码的部门,其它部门其实根本不关心,而就算是制定编码的部门,面对复杂冗长的编码时,除非抱着厚厚的编码手册查询,否则也极有可能分不清中间第多少位的A和B分别代表什么。

 

在项目中,我对很多客户,都喜欢举这么一个例子,在这里也可以和大家分享一下。很多年前曾经有个客户很疑惑地问过我,他说陈老师,你觉得太过复杂,包含太多意义的编码是不可取的,那为什么我们中国的身份证号码会有十几位,那么长的一个编码呢。

 

其实在我看来,中国的身份证号码有十几位,看起来很严肃很规范,某几位是什么含义,代表着哪个省份、哪个城市,某几位又代表着什么信息。但这种编码方式,恰恰是不足以借鉴一个编码规则。

 

以我自己为例,我是四川人,所以我的身份证号码头两位是51。不过后来大学毕业以后,我到了上海,在上海定居,户口迁到了上海,但是身份证号码却不能再变。没有变成上海的31开头,还是以51开头。因为我们的身份证号码是不能再变的,我们需要追溯我们过去的行为。所以这个时候我的身份证号码里面包含的省市这个信息,就失效了。

 

当你光看我的身份证号码的时候,你是不能知道我现在的居住地,现在的户籍所在地的。

 

那么身份证号码里面包含的这个信息,不但是不可以再用,反而可能会起到误导的作用,让你以为我还在四川。如果你想知道我的准确的信息,你还得根据我的身份证号码,再去电脑里面查更详细的,关于我的信息。

 

如果你想偷懒,只从号码上对我进行判断,那你可能就错了。所以既然这样,我们干嘛还要在身份证号码里面包含这些可能会变动,可能会变成错误的信息码呢?不如把身份证号码变得短小一点,在输入电脑查询的时候,还可以更方便,更不容易错一点。

 

当然我们国家的身份证号码的编码体系,在当时电脑不那么普及,还没有什么大数据,没有什么云平台中心的年代,那是必需这么编的。

 

因为我们要按不同的省市去分发号段,避免身份证号码重复,这在当时没有形成统一信息平台的环境下,是最优的选择。

所以我并不是说我们国家的身份证号码的编码规则就完全不对,这在当时的年代,是最适合的。但是如果是现在来设计身份证制度,那这种编码规则,就值得再商榷了。

 

因此我们在项目中,为客户设计物料的编码规则的时候,就一定不要让过去的一些习惯做法,或者在过去的手段和环境下适合的方案,直接搬过来,不加分析地就用在现在的环境下。

 

项目中常见的分类方法

 

第一种:很多客户或者顾问,喜欢把业务伙伴按产品类别进行分类。

 

例如将供应商分为主材供应商、辅材供应商、固定资产供应商等;将客户按购买产品的种类,可能分为电机类客户,电器类客户等。这种分类方法看起来挺合理,但其实相当不科学。

所有的分类必需是唯一的。某一个供应商或者客户,根据你分类的原则,要么是属于A分类,要么是属于B分类。不能既可以属于A,又可以属于B。

 

第二种:按业务伙伴的重要程度来进行分类。

 

例如把客户可以分为VIP客户、普通客户,把供应商分为A类供应商、B类供应商、C类供应商等等。

 

这种分类的管理目的:

一是可以按重要程度来对不同类别的业务伙伴提不同的要求,增加不同的逻辑控制和约束。比如普通客户,我们可能就要求必需要有预收款,或者必需要做信用额度的管理等,而VIP客户,我们允许进行月结,不用预收款等等。

二是可以按重要程度的不同,来对不同类别的业务伙伴进行评分,或者统计分析。例如对A类供应商和B类供应商,我们可以有不同的到货及时率的考核和要求,并进一步影响到不同类别供应商的回款周期等等。

三是可以对不同重要程度的业务伙伴,指派合适的、专人进行业务跟踪。例如对于A类供应商,有可能采购金额大,重要程度高,我们可能需要指派经验丰富、技能更强的采购员进行跟进。而B类供应商,我们可能就指派几个供应商,由一个采购员兼管等等。

 

第三种:按业务伙伴的身份来分类。

 

这种分类在集团化管理的公司中比较常见。按集团的子公司、集团外部等因素划分为:关联方业务伙伴、外部的业务伙伴等。方便做集团层面的合并报表。

 

第四种:按地域将客户分为华东区的客户、华南区的客户等。

 

但是我不建议这个分类用业务伙伴组来划分。可能你觉得很奇怪,这个分类通常是不变的,并且按业务伙伴组来划分,可以指定不同的价格清单,很符合我们前面的原则,为什么不用业务伙伴组来划分呢?

 

第一:某一个业务伙伴,它所属的地区可能是不变的,但是我们对地区的划分,是有可能随着管理要求的变化而变化的。所以我们的管理要求在不断变化,我们这个分类的标准可能就会不断变化,用业务伙伴组来划分,那就要不停地去修改,重新归类,甚至重新去制定过账的逻辑、控制约束的逻辑等等,很不方便。

 

第二:我们在业务伙伴主数据里面,本来就有地区这个属性,并且这个属性是可以不断增加和修改,还能添加层次的,所以我们应当用这个属性来做地区的分类,这才是最适宜的。

 

第五种:按业务伙伴的性质来划分。

 

例如对客户,我们可以分为代理商、经销商或者最终客户等。对供应商,我们可以分为长期供应商,零星供应商等。这种分类,通常的管理目的,是针对不同性质的业务伙伴,制定不同的价格策略;例如对代理商和最终客户,可能就会执行代理价和最终售价等等。

 

另外还可以对不同性质的业务伙伴,制定不同的、强制管理逻辑。比如可以设置对长期供应商,必需要用价格协议来管理,并且自动检查采购订单的价格,是否和签定的价格协议相符。而对零星供应商,则强制触发采购订单或者采购报价单的审批流程等。

 

以上,我们列举了常见的一些业务伙伴分类的方法,以及他们的管理目标。在实际的项目中,根据客户所处的行业、管理目标,还会有很多的一些分类要求,这些就需要我们的顾问,在实际项目中,认真的分析客户管理上真正的需求和痛点!帮助客户分析,并给出建议。

 

那么我们在有了ERP这种工具以后,比较好的编码方案应该如何去制定呢?我最常用的一种编码方案,可以给大家分享一下:

 

我一般会建议,以流水号为SAP系统中的物料编号:物料编码的首位,可以按物料组,或者物料的其它大类进行分类区分,除此外全部用流水码进行识别。而首位,通常用一个字母来区分就可以了,一个字母+流水号,最简捷,最方便。而流水号如果有四位,你的编码体系,仅仅一个物料大类就可以容纳1万种物料,而整个编码总长度也才5位,既方便记忆,又方便录入,非常有实用性。

 

按物料组或者大类,进行首位区分,在实际使用中最方便。例如用字母A代表产成品,那么在SAP系统中选择物料时,输入A,所有的产成品就会自动筛选。也比较有利于录单人员进行快速识别和选择。

 

另外首位建议尽量用字母,不要用数字。这个建议是完全基于实际操作层面的一个小细节提出的。因为你如果首位用数字,再加上后面流水码也是数字,当你导出EXCEL的时候,EXCEL很容易误认为导出的就是一个数字,有可能帮你自动变成科学计数,也有可能自动去掉首位的0,还有可能将某些特定的数字转换成日期等等。看起来好象无关紧要,但对现场操作人员来说,可能会带来额外的,很烦的一些转换的工作量。这些细节我们都要为客户考虑到。

 

今天的课程主要内容大约就是这些,我们主要讲了两方面的内容,一方面是如何标准化物料,以及标准化物料中的各种处理的思路。另一方面就是物料编码设计的原则。因为时间关系,我们有一些内容并没有拓展开来讲。例如对于研发中的物料如何管理,客供料的主要管理的流程,以及一些特殊的物资,比如办公用品、劳保用品如何去处理,要不要做物料管理等等。这些内容在后面的课程中,我会尽量穿插进去和大家分享。

 


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